1: Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?
Administratorem Twoich danych osobowych jest ZHP Chorągiew Śląska, al. Harcerska 3b, 41-500 Chorzów.
2: Z kim możesz kontaktować się w sprawie przetwarzania Twoich danych osobowych?
W ramach wdrożenia ochrony danych osobowych w naszej organizacji, podjęliśmy decyzję o niewyznaczaniu inspektora ochrony danych osobowych z uwagi na fakt, że w naszej sytuacji nie jest to obowiązkowe. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz szeroko pojętą prywatnością możesz kontaktować się pod adresem e-mail zhp-iodo@rt-net.pl.
3: Jakie informacje na Twój temat posiadamy?
W zależności od celu, możemy przetwarzać następujące informacje na Twój temat:
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- dane, które przekażesz nam w korespondencji mailowej z nami,
- statystyki związane z otrzymywanymi newsletterami.
Zakres przetwarzanych danych opisaliśmy precyzyjnie w odniesieniu do każdego celu przetwarzania. Informacje w tym zakresie znajdują się w dalszej części niniejszej polityki.
4: Skąd mamy Twoje dane osobowe?
Z formularza zapisów do newslettera zamieszczonego na stronie lub z wiadomości, które od Ciebie otrzymamy.
5: Czy Twoje dane są bezpieczne?
Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Na bieżąco monitorujemy stan infrastruktury technicznej, szkolimy personel, przyglądamy się stosowanym procedurom, wprowadzamy konieczne usprawnienia. W razie jakichkolwiek pytań dotyczących Twoich danych osobowych, jesteśmy do Twojej dyspozycji pod adresem zhp-iodo@rt-net.pl.
6: W jakich celach przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Tych celów jest więcej niż jeden. Poniżej znajduje się ich lista, a następnie bardziej szczegółowe omówienie. Poszczególnym celom przyporządkowaliśmy również odpowiednie podstawy prawne przetwarzania:
- obsługa newslettera – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art .6 ust. 1 lit. f RODO,
- obsługa korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Newsletter – szczegóły
Zapisując się do newslettera, przekazujesz swoje imię oraz adres e-mail. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by zapisać się do newslettera.
Dane przekazane przez Ciebie w związku z zapisem do newslettera, wykorzystywane są w celu przesyłania Ci newslettera, a podstawą prawną ich przetwarzania jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) wyrażona podczas zapisywania się do newslettera.
Jeżeli chodzi o przetwarzanie informacji, które nie pochodzą od Ciebie, a zostały zebrane automatycznie przez system mailingowy, opieram się w tym zakresie na moim prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającym na analizie zachowań subskrybentów newslettera w celu optymalizacji działań mailingowych.
W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera, klikając w dedykowany link znajdujący się w każdej wiadomości wysyłanej w ramach newslettera lub po prostu kontaktując się ze mną.
Pomimo rezygnacji z newslettera, Twoje dane będą nadal przechowywane w bazie w celu identyfikacji subskrybenta powracającego oraz ewentualnej obrony roszczeń związanych z wysyłaniem Ci newslettera, w szczególności na potrzeby wykazania faktu udzielenia przez Ciebie zgody na otrzymywanie newslettera oraz chwili jej wycofania, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
W każdej chwili możesz zmodyfikować swoje dane podane na potrzeby otrzymywania newslettera klikając w stosowny link widoczny w każdej wiadomości wysyłanej w ramach newslettera lub po prostu kontaktując się ze mną.
Obsługa korespondencji – szczegóły
Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, w sposób naturalny przekazujesz swoje dane osobowe zawarte w treści korespondencji, w szczególności adres e-mail oraz imię i nazwisko. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać kontakt.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Tobą, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest również nasz prawnie uzasadniony interes w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby zapewnienia sobie możliwości wykazania określonych faktów w przyszłości (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Masz prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami prowadziłeś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami z Twojej strony.
7: Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane osobowe?
Okresy przechowywania danych zostały wskazane odrębnie w stosunku do każdego celu przetwarzania. Odnajdziesz te informacje w ramach szczegółów poświęconych każdemu odrębnemu celowi przetwarzania.
8: Kim są odbiorcy Twoich danych osobowych?
Zaryzykujemy stwierdzenie, że współczesny biznes nie jest w stanie obejść się bez usług świadczonych przez podmioty trzecie. My również z takich usług korzystamy. Część z tych usług wiąże się z przetwarzaniem Twoich danych osobowych. Zewnętrzni usługodawcy, którzy biorą udział w przetwarzaniu Twoich danych osobowych, to:
- hostingodawca, który przechowuje dane na serwerze,
- dostawca systemu mailingowego, w którym przechowywane są Twoje dane, jeżeli jesteś subskrybentem newslettera,
- podmiot świadczący usługi w zakresie obsługi technicznej, który uzyskuje dostęp do danych, jeżeli prowadzone prace techniczne dotyczą obszarów, w których znajdują się dane osobowe,
- pozostali podwykonawcy, którzy uzyskują dostęp do danych, jeżeli zakres ich działań wymaga takowego dostępu.
Wszystkie podmioty wymienione powyżej przetwarzają Twoje dane na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych i gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
Jeżeli zajdzie taka potrzeba, Twoje dane mogą być udostępnione radcy prawnemu lub adwokatowi związanemu tajemnicą zawodową. Potrzeba może wynikać z konieczności skorzystania z pomocy prawnej wymagającej dostępu do Twoich danych osobowych.
Twoje dane osobowe mogą być również przekazywane do urzędów skarbowych w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków podatkowo-rozliczeniowo-księgowych. Chodzi w szczególności o wszelkie deklaracje, raporty, sprawozdania i inne dokumenty księgowe, w których znajdują się Twoje dane osobowe.
Ponadto, w razie zaistnienia takiej konieczności, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, takim jak służby policyjne, bezpieczeństwa, sądy, prokuratury.
9: Czy przekazujemy Twoje dane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych?
Tak, część operacji przetwarzania Twoich danych osobowych może wiązać się z ich przekazywaniem do państw trzecich.
Przekazujemy Twoje dane osobowe do państw trzecich w związku z korzystaniem z narzędzi, które przechowują dane osobowe na serwerach zlokalizowanych w państwach trzecich, w szczególności w USA. Dostawcy tych narzędzi gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowne mechanizmy zgodności przewidziane przez RODO, w szczególności poprzez korzystanie ze standardowych klauzul umownych.
Do przechowywania danych osobowych na serwerach zlokalizowanych w państwach trzecich dochodzi w ramach następujących narzędzi:
- system mailingowy MailChimp, którego dostawcą jest Rocket Science Group LLC, 675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA – w zakresie Twojego imienia, adresu e-mail, adresu IP oraz informacji statystycznych związanych z Twoimi reakcjami na wysyłane wiadomości.
Rocket Science Group LLC zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych poprzez stosowanie mechanizmów zgodności przewidzianych przez RODO, w szczególności poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych.
Przypominamy w tym miejscu również, że korzystamy z narzędzi zewnętrznych, które mogą gromadzić Informacje Anonimowe. Dostawcy tych narzędzi często wykorzystują do przechowywania gromadzonych informacji serwery zlokalizowane na terenie całego świata, w szczególności w Stanach Zjednoczonych Ameryki (USA).
10: Czy korzystamy z profilowania? Czy podejmujemy w sposób zautomatyzowany decyzje na podstawie Twoich danych osobowych?
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
11: Jakie uprawnienia przysługują Ci w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych?
RODO przyznaje Ci następujące potencjalne uprawnienia związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych:
- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
- prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
- prawo do usunięcia danych (jeżeli Twoim zdaniem nie ma podstaw, abyśmy przetwarzali Twoje dane, możesz żądać, abyśmy je usunęli),
- prawo do ograniczenia przetwarzania danych (możesz żądać, abyśmy ograniczyli przetwarzanie danych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych z Tobą działań, jeżeli w Twojej opinii mamy nieprawidłowe dane lub przetwarzamy je bezpodstawnie),
- prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu; powinieneś wskazać szczególną sytuację, która Twoim zdaniem uzasadnia zaprzestanie przez nas przetwarzania objętego sprzeciwem; przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tych celach, chyba że wykażemy, że podstawy przetwarzania przez nas danych są nadrzędne wobec Twoich praw lub też, że Twoje dane są nam niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń),
- prawo do przenoszenia danych (masz prawo otrzymać od nas w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego dane osobowe, które dostarczyłeś nam na podstawie umowy lub Twojej zgody; możesz nam zlecić przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi),
- prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli uprzednio taką zgodę wyraziłeś,
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (jeżeli stwierdzisz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć w tej sprawie skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego).
Zasady związane z realizacją wskazanych powyżej uprawnień zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO. Zachęcamy do zapoznania się z tymi przepisami. Ze swojej strony uważamy za potrzebne wyjaśnić Ci, że wskazane powyżej uprawnienia nie są bezwzględne i nie będą przysługiwać Ci w stosunku do wszystkich czynności przetwarzania Twoich danych osobowych.
Podkreślamy, że jedno z uprawnień wskazanych powyżej przysługuje Ci zawsze – jeżeli uznasz, że przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych dopuściliśmy się naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, masz możliwość wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).
Zawsze możesz również zwrócić się do nas z żądaniem udostępnienia Ci informacji o tym, jakie dane na Twój temat posiadamy oraz w jakich celach je przetwarzamy. Wystarczy, że wyślesz wiadomość na adres zhp-iodo@rt-net.pl. Dołożyliśmy jednak wszelkich starań, by interesujące Cię informacje zostały wyczerpująco przedstawione w niniejszej polityce prywatności. Podany powyżej adres e-mail możesz wykorzystać również w razie jakichkolwiek pytań związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych.